W aktach osobowych nie umieszczamy informacji, które nie są istotne dla dokumentacji naszej tożsamości i historii życia. Na przykład, nie umieszcza się tam prywatnych listów lub korespondencji, ponieważ są to osobiste dokumenty, które nie mają związku z naszym urzędowym działań. Podobnie, nie zapisuje się tam informacji o naszych preferencjach seksualnych, prywatnych rozmowach czy naszych przekonań politycznych, ponieważ nie są one związane z naszą tożsamością urzędową. W aktach osobowych umieszcza się zaś takie informacje jak nasze imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, adres zamieszkania, dane dotyczące edukacji lub historii zatrudnienia, które są ważne dla naszego stanu cywilnego i życia społecznego.